Статьи

Какие документы образуются в процессе деятельности компании, и как их хранить.

11 января 2016, Алла Андреева

Документы бухгалтерского и налогового учета являются неотъемлемой частью документооборота каждой компании. Они дают информацию о доходах и расходах организации, поэтому каждый учредитель обязан контролировать их надлежащее хранение и уничтожение в соответствии с законом.

Документы, которые ведет бухгалтерия, делятся на две группы:

• налоговый учет и отчетность;
• бухгалтерский учета и отчетность.

К первой группе относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Также в нее входят документы, являющиеся основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Сюда же можно отнести доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников. Хранение бухгалтерских бумаг устанавливается законодательством. Так, специалисты полагают, что документы нельзя уничтожать в течение 5 лет. Если в Перечне установлен больший срок, стоит придерживаться его.

Нарушение порядка и сроков хранения документов: ответственность

В соответствии с п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, ответственность за организацию и хранение учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности лежит на плечах руководителя компании. Тогда, как главный бухгалтер отвечает за их сохранность, оформление и отправку в архив. В случае нарушения норм хранения виновника можно призвать к административной ответственности. Он будет обязан выплатить штраф от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Если же при проверке организация не сможет предоставить первичные документы, счета-фактуры, регистры бухучета, то это относится к налоговым правонарушением. Минимальным наказанием за такое нарушение является штраф 5000 рублей (статьей 120 Налогового кодекса РФ).

Бухгалтерская и налоговая отчетность

Годовая налоговая отчетность хранится бессрочно. Это обозначается в статье 170 Перечня. Квартальные отчеты по налогам – пять лет, а в случае отсутствия годовых – постоянно. Также 5 лет хранятся ежемесячные налоговые деклараций. Тогда как годовые декларации и отчеты об исполнении сметы расходов никогда не уничтожаются. К этой категории можно отнести и сводную годовую и годовую отчетности. Квартальную и месячную отчетности нужно хранить пять лет, а в случае, если нет годовых (квартальных) отчетов – постоянно. Важно помнить, что организации, не имеющие отношения к государственным и муниципальным архивам, могут хранить бумаги категории «постоянные» не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня). Исключением является сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее нужно держать до момента закрытия компании.

Хранение первичных документов, регистров

Бумаги, относящиеся к первичной документации, не подлежат ликвидации 5 лет. К ним относятся:

• бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и прочее);
• документы, являющиеся основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и прочее);
• счета-фактуры;
• расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты.

Выделяются на общем фоне лицевые счета сотрудников. Они сохраняются в течение 75 лет, равно как зарплатные ведомости в случае отсутствия ведомости.

Хранение документов: особенности

Началом срока хранения бухгалтерских документов принято считать начало года (1 января), следующего за годом, в котором были закрыты документы. Однако есть исключения. Например, для книг покупок и продаж, которые сохраняются 5 лет, срок начинается от даты последней записи. Все документы хранятся в специальных помещениях, в которых есть сейфы или шкафы. Так, бумаги с грифом «коммерческая тайна» помещаются в сейф, где смогут находиться в полной безопасности, а бланки строгой отчетности – в сейф или шкаф. Ответственность за них несут лица, делегированные главным бухгалтером. Зачастую, чтобы не хранить документы в пределах компании, их передают в архив. Это касается бумаг, которые не подлежат утилизации в течение срока свыше 10 лет или бумаг «вечного» хранения. Прочие документы (срок хранения до 10 лет включительно) находятся в бухгалтерии до их утилизации.

Уничтожение документов

Перед утилизацией документы, срок хранения которых истек, проходят экспертизу. По ее результатам выясняется, можно ли уничтожить бумаги без потери важной информации. Проводит эту экспертизу экспертная комиссия, которую назначает руководитель.

Если бумаги признаны пригодными для уничтожения, то выбирается один из двух способов:

• Передача документов сторонней компании, занимающейся ликвидацией бумаг. При этом составляется специальный акт, в котором указывается более точная информация о документах. Утилизация производится под контролем ответственного работника.

• Самостоятельное уничтожение бумаг. Например, можно их сжечь или воспользоваться шредером. В этом случае при уничтожении документов должна присутствовать экспертная комиссия.


© 2012—2017
ООО «Солидс»

Дизайн — Студия MODX

121170, г. Москва, ул. Неверовского, дом 10, стр. 4, мансарда №0, пом. 2, ком. 9. Контактная информация