Статьи

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство

21 февраля 2016, Светлана Подругина

Если вы читаете эту статью, то наверняка попали в ситуацию, когда приходится делать то, с чем ранее не сталкивались. Речь пойдет о кадровом делопроизводстве или ведении кадрового учета. Сначала необходимо изучить нормативную базу, затем пошагово приступать к работе.

1. В первую очередь, необходимо разработать документы, обязательные для работы любой компании. Нельзя начинать работу без внутреннего трудового распорядка, а также положений о защите персональных данных работника, охране труда и противопожарной безопасности.

2. Теперь можно корректировать штатное расписание или же составлять его. Если в компании оно уже разработано, то стоит проверить, правильно ли оформлены эти документы. Выверить штатное расписание можно на основе информации о зарплате сотрудников и наименовании их должностей, полученной в бухгалтерии.

3. После этого следует проверить, соответствует ли информация в штатном расписании с данными в трудовых договорах. При расхождении этой информации договоры необходимо переделать. Все внесенные изменения оформляются посредством дополнительных соглашений для каждого работника по каждому конкретному случаю. Документы всегда готовятся в двух экземплярах, один из них остается в компании, второй - выдается лично сотруднику.

4. Следующим шагом станет проверка наличия и правильности оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников и пр. При отсутствии каких-либо приказов или обнаружении ошибок, документы необходимо восстановить или переделать.

5. Следующий этап работы - проверка наличия трудовых книжек. В компании должны храниться книжки всех официально оформленных на работу сотрудников. Вносить записи в трудовую книжку стоит начинать только тогда, когда вы ознакомитесь с Инструкцией по заполнению ТК и Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

6. К оформлению личных дел и папок сотрудников нужно подходить особенно ответственно. Выполняется это по форме № Т-2. Купить их можно практически в любом магазине канцтоваров. Все документы и их копии, полученные от сотрудников, помещаются в папки-«файлы», после чего производится опись каждого дела. Информацию о любом работнике удобно хранить в одном месте, поэтому туда же можно поместить копии приказов и договоров, заключенных с работником.

7. Также необходимым шагом является оформление учетных книг или журналов, которые ведутся только в бумажном виде. Каждая страница книги должна быть пронумерована, сама книга прошивается и скрепляется печатью организации.

8. Не менее важным считается и составление графика отпусков, который должен быть утвержден руководителем организации за две недели до конца года. Стоит не забывать о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд. Заменить обязательный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией можно только в случае увольнения сотрудника.

9. Формируя кадровые дела, помните, что комплектовать их можно по нескольким темам, например, приказы по личному составу с разным сроком хранения, трудовые договоры, личные дела, нормативные документы, переписка по кадровым вопросам с коммерческими организациями и государственными органами.


© 2012—2017
ООО «Солидс»

Дизайн — Студия MODX

121170, г. Москва, ул. Неверовского, дом 10, стр. 4, мансарда №0, пом. 2, ком. 9. Контактная информация